从信头到签名，英文书信格式完全指南

本文系统梳理英文信的标准格式，从信头、日期、收件人地址，到称呼、正文、结尾敬语和签名，逐一说明写法与位置，信头通常包含寄件人信息，日期紧随其下；收件人地址顶格书写，称呼后可用冒号或逗号，正文宜分段清晰、语气得体，结尾敬语如“Sincerely”“Best regards”等需与称呼匹配，签名位于敬语下方，掌握这些规范，有助于写出正式、专业的英文信件。

在电子邮件日益普及的今天,英文书信仍然是商务沟通、留学申请、正式往来和考试写作中的重要形式，很多人在写英文信时，单词和语法并没有大问题，却常常因为格式不规范而失分，英文信与中文信在版面布局、称呼方式、标点使用和地址顺序上都有明显区别，掌握英文信的格式，不仅能让表达更专业，也能避免因细节失礼。

英文信的基本构成

一封标准的英文信通常包括以下几个部分：

1. 信头 / 发信人地址（Heading / Sender’s Address）
2. 日期（Date）
3. 收信人姓名与地址（Inside Address）
4. 称呼（Salutation）Body）
5. 结束敬语（Complimentary Close）
6. 签名（Signature）
7. 附件说明（Enclosure）
8. 抄送说明（Carbon Copy / cc）

在商务信函中,有时还会在称呼上方增加主题行（Subject Line），用于简要说明信件事由。

信头与日期

如果使用的是带有公司抬头的信纸,通常可以省略发信人地址，如果是普通白纸写信，则需要在信纸的右上角或左上角写明发信人地址，英文地址的书写顺序与中文相反，应当从小到大排列：门牌号和街道、城市、州或省、邮政编码、国家。

123 Main Street
Los Angeles, CA 90001
United States

日期一般写在发信人地址下方,英式英语和美式英语的日期格式有所不同，英式常用“15 March 2025”，美式常用“March 15, 2025”，在正式英文信中，应避免使用“Mar.”这样的缩写，也不建议使用“15/3/2025”这类纯数字日期，以免产生歧义。

收信人姓名与地址

在正式商务信函中,称呼之前需要写清收信人的姓名、职务、公司名称和地址，这一部分通常位于日期下方左侧顶格书写。

Mr. John Smith
Human Resources Manager
ABC Company
456 Park Avenue
New York, NY 10022
USA

如果不知道收信人的具体姓名,可以写其职位或部门名称。

Customer Service Department
ABC Company
456 Park Avenue
New York, NY 10022
USA

称呼

称呼位于收信人地址下方,左侧顶格书写，后面需要使用标点，美式正式信函中，称呼后通常用冒号；英式正式信函和非正式信函中，称呼后常用逗号。

常见正式称呼：

Dear Mr. Smith:
Dear Ms. Johnson:
Dear Dr. Lee:
Dear Professor Brown:

不知道收信人姓名时,可以用：

Dear Sir or Madam:
To Whom It May Concern:

“To Whom It May Concern”多用于推荐信、证明信或不知道具体收信人的场合。“Dear Sir or Madam”较为传统，在现代商务英语中使用频率有所下降。

非正式信件中,称呼可以更随意：

Dear John,
Hi Mary,
Hello Tom, 是英文信的核心部分，正文每段可以顶格写，段与段之间空一行，这种格式称为齐头式，也可以采用首行缩进的方式，称为缩进式，现代商务信函中，齐头式更为常见。 通常按照以下结构展开：

第一段：说明写信目的。
中间段落：展开具体内容，提供必要信息。
最后一段：总结全文，提出请求、期待回复或表达感谢。

在求职信中,第一段可以说明申请职位，中间段落介绍自己的经历和能力，最后一段表示希望获得面试机会并感谢对方考虑。

正式信件的语气应当礼貌、简洁、清晰，避免使用过于口语化的表达，非正式信件则可以更加自然、亲切。

结束敬语

结束后,空一行写结束敬语，结束敬语的首字母大写，后面加逗号。

正式信函中常用的结束敬语包括：

Yours faithfully,
Yours sincerely,
Sincerely yours,
Respectfully yours,

英式英语中,如果称呼使用“Dear Sir or Madam”，结束语常用“Yours faithfully”；如果称呼使用具体姓名，如“Dear Mr. Smith”，则常用“Yours sincerely”，美式英语中，“Sincerely,” 和 “Sincerely yours,” 最为常见。

商务邮件或稍正式的信件中,也可以用：

Best regards,
Kind regards,
Best wishes,

非正式信件中,结束语可以更加随意：

Warm regards,
Take care,
Love,
Yours,

签名

结束敬语下方应空出几行,用于手写签名，打印信件中，通常在手写签名位置下方打印姓名，如果写信人有职务，可以在姓名下一行注明。

Sincerely,

[手写签名]
Li Ming
Marketing Director

在电子邮件中,手写签名可以省略，但仍应在结束语下方写明姓名、职务和联系方式等信息。

附件、抄送与主题行

如果信件附有其他文件,例如简历、证明、发票等，应在签名下方空一行注明，常见写法有：

Enclosure
Enclosures: 2
Encl.
Enc.

如果需要抄送其他人,可以在附件说明下方写：

cc: Mr. David Wang

在商务信函中,主题行通常位于称呼上方，常用于简要说明信件事由。

Subject: Application for Marketing Manager Position

主题行可以用粗体或下划线突出,便于收信人快速了解信件内容。

英文信常用版式

英文信的版式主要有以下几种：

1. 齐头式（Block Format） 均从左边缘顶格书写，段落之间空一行，这种格式最为常见，尤其适合商务信函，排版清晰、便于阅读。

2. 改良齐头式（Modified Block Format）

日期和结束敬语靠右书写,其余内容顶格，正文段落可以顶格，也可以首行缩进。

半齐头式（Semi-block Format）

日期和结束敬语靠右,正文首行缩进，其他部分顶格，这种格式在现代商务中使用较少。

缩进式（Indented Format）

发信人地址和日期位于右上角,收信人地址位于左侧，正文首行缩进，缩进式较为传统，常见于私人信件。

英文信封格式

英文信封的书写格式与中文信封不同,信封正面左上角写发信人姓名和地址，中央写收信人姓名和地址，地址顺序同样从小到大。

发信人地址：
Li Ming
123 Nanjing Road
Shanghai 200000
China

收信人地址：
Mr. John Smith
456 Park Avenue
New York, NY 10022
USA

需要注意的是,寄往英语国家的信封，收信人地址不要写成中文习惯的“从大到小”，否则可能导致投递困难。

十一、常见格式错误

写英文信时,以下几种格式错误较为常见：

1. 称呼后误用中文冒号“：”，或忘记加标点。
2. 日期格式混乱,例如使用“15/3/2025”等容易产生歧义的写法。
3. 地址顺序错误,按照中文习惯从大到小书写。
4. 结束敬语后不加逗号。
5. 齐头式与缩进式混用,导致版面不统一。
6. 忘记签名,或者只打印姓名而没有手写签名。
7. 语气与格式不匹配,例如正式信件使用“Hi”，非正式信件使用“To Whom It May Concern”。
8. 全篇使用大写字母或过于花哨的字体,影响正式感。

十二、英文信范例

下面是一封正式商务信函的示例,采用齐头式：

Li Ming
123 Nanjing Road
Shanghai 200000
China
ming.li@email.com

March 15, 2025

Mr. John Smith
Human Resources Manager
ABC Company
456 Park Avenue
New York, NY 10022
USA

Dear Mr. Smith:

Subject: Application for Marketing Manager Position

I am writing to apply for the Marketing Manager position advertised on your company website. With over five years of experience in digital marketing and brand management, I believe I am well suited to this role.

In my current position at XYZ Corporation, I have successfully led a team of eight people and increased online sales by 25% within one year. I am experienced in developing marketing strategies, managing budgets, and building strong client relationships.

I would welcome the opportunity to discuss my qualifications with you in more detail. Thank you for considering my application.

Sincerely,

[手写签名]
Li Ming

Enclosure: Resume

非正式信函示例：

Dear Emma,

Thanks for inviting me to your birthday party. I’d love to come! Do you need me to bring anything, such as snacks or drinks? Let me know.

Looking forward to seeing you.

Best wishes,
Lucy

掌握英文信的格式,是英文写作中的一项基本能力，正式信件建议使用齐头式，注意日期、称呼、结束语和签名的一致性；日常邮件可以适当简化，但在考试、申请和商务往来中，仍应遵循标准格式，写作前先明确信件的类型和对象，再套用相应的格式模板，就能写出一封规范、得体的英文信。